Besonders in diesen Zeiten nach Homeschooling und Teilzeitunterricht kann einem der strukturierte Tagesablauf schon mal irgendwo verlorengegangen sein. Wenn jetzt noch das Abi kommt, fühlt es sich an, als würde sich vor unserer Nase ein riesiger Berg auftürmen; Hausarbeiten, Aufgaben und dann noch langfristiges Lernen kann da schon mal unübersichtlich werden und man fragt sich; „Wie kann ich diese ganzen Dinge am besten strukturieren?“ .
Ich hätte da ein Organisationssystem für euch, das meiner Meinung nach einiges leichter macht.
Viele verlassen sich bei der Planung und Einteilung Ihrer Aufgaben im alltäglichen oder Arbeitsleben auf die Verwendung von Checklisten. Dabei werden zu erledigende Aufgaben als einzelne Punkte untereinandergeschrieben, was sich großer Beliebtheit erfreut, weil‘s ja so schön einfach ist.
Trotzdem hat diese Dokumentationsweise große Nachteile für die Alltagsplanung, sie erfasst nämlich nicht den Bearbeitungsstand der einzelnen Aufgaben. Es wird einfach nur schwarz und weiß zwischen offenen Aufgaben und fertiggestellten Aufgaben unterschieden.
Mit einem Drei-Spalten-System kann man das ganz gut vermeiden. Im System wird zwischen den Kategorien „Ausstehend“, „In Bearbeitung“ und „Fertiggestellt“ unterschieden. Bei Bedarf und je nach Tätigkeitsfeld können auch noch weitere Zwischenkategorien/ Spalten hinzugefügt werden.
Um nun so ein System anzulegen, braucht ihr einen mobilen Aufgabenträger, also einen bewegbaren Untergrund, mit dem die Aufgaben von einer Spalte zur nächsten geschoben werden können. Dafür eignen sich Kork-Tafeln mit Stecknadeln oder Magnettafeln mit Magneten, an denen die Aufgabenblätter befestigt werden können.
Wenn ihr die Organisation mithilfe technischer Geräte der analogen Planung vorzieht, könnt ihr für Computer, Smartphones und Tablets auf dieses System zugeschnittene Planungs-Apps verwenden. (Bekannt sind hier z.B. Trello oder Meistertask, ohne speziell diese anpreisen zu wollen.)
Habt ihr das System grundlegend auf eure Bedürfnisse zugeschnitten und angelegt, könnt ihr eure aktuellen Aufgaben in die jeweiligen Spalten eingliedern. Dabei solltet ihr auch die Dringlichkeit der Aufgaben beachten. Es ist am praktischsten, von oben nach unten die höchste bis zur niedrigsten Dringlichkeit aufzulisten.
Für einen besseren Überblick ist es sinnvoll, eure Aufgaben in verschiedene Kategorien oder Projekte zu unterteilen. Im analogen Bereich ist das Verwenden von unterschiedlich farbigen Zetteln oder Magneten/ Stecknadeln eine gute Möglichkeit dazu. Digitale Apps bieten oft eine Funktion, mit der man verschiedene Ordner anlegen kann, sodass ihr eure Aufgabenfelder direkt voneinander trennen könnt.
Wichtig ist, alle anstehenden Aufgaben frühzeitig und gewissenhaft einzutragen, da ihr sonst einen schlechteren Überblick über alles Anstehende bekommt und sich wieder ein schöner Berg anstaut, bei dem ihr gar nicht wisst, wo ihr anfangen sollt.
Damit sich euer Plan aber nicht mit kleinen nichtigen Aufgaben überfüllt, was wieder zu einem schlechten Überblick führt, befolgt am besten folgende Faustregel: Alle Aufgaben über ca. 5-15 Minuten Zeitaufwand solltet ihr eintragen, alle darunter direkt erledigen. Außerdem ist es am effizientesten, wenn ihr nach Möglichkeit die Aufgaben in der „In Bearbeitung“-Spalte abarbeitet, bevor ihr neue Aufgaben beginnt.
Das System ist nicht in Stein gemeißelt und kann gerne an die eigenen Vorlieben angepasst werden, manche kommen auch mit anderen Systemen oder einfachen Häkchen-Listen besser zurecht. Aber ich denke, mit dem Grundprinzip dieser Organisation kann fast jeder etwas anfangen, wenn nicht für eine Liste, dann vielleicht für die Praxis. Ich hoffe, ich konnte euch mit diesem Tipp den Alltag etwas erleichtern.
Macht weiter so, ihr schafft das!
von Laura Scholz- Ehemalige Autor (& Layout gedruckte Ausgaben)